Hong Leong Assurance Berhad (94613-X)

HONG LEONG ASSURANCE BERHAD

THE HONG LEONG ASSURANCE BERHAD (“HLA”) NOTICE ON PERSONAL DATA

This Notice on Personal Data is issued pursuant to the requirements of the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) to all individuals dealing with HLA (“Relevant Person(s)”), from whom personal data have been and/or may in future be collected. The term “personal data” refers to information relating directly or indirectly to the Relevant Persons from which they can be identified or are identifiable and includes any sensitive personal data and expression of opinion about them.

1. Collection of personal data

In order to provide or offer to provide the Relevant Persons with facilities/services/products from HLA, it is necessary for the Relevant Persons to supply HLA with personal data on themselves or persons named in the Relevant Persons’ application or proposal for the facilities/services/products. Such personal data which may be collected from the Relevant Persons include the Relevant Persons’ name, NRIC number/passport number (if the Relevant Person is not a Malaysian), address(es), email address, contact numbers, employment information, financial information, personal information including medical information, information on the Relevant Persons’ immediate relatives and personal information about such immediate relatives and where applicable, information on the Relevant Persons’ directors, shareholders, authorized signatories or such other persons specified by HLA in connection with the provision of the facilities/services/products, which includes personal information about such persons.
Such personal data may be provided by the Relevant Persons or the Relevant Persons’ beneficiary(ies) or may be obtained by HLA from publicly available sources, from existing HLA records, from any medical or health professionals or establishments or laboratories, from any credit reference agency or from any other sources as HLA considers appropriate.

2. Consequences of not providing personal data

If the Relevant Persons do not provide the personal data which HLA has advised as mandatory or required to be given, this may result in HLA being unable to provide the facilities/services/products applied for or proposed.

3. Purpose of collecting personal data

HLA respects the privacy of the Relevant Persons’ personal data and the personal data provided by the Relevant Persons shall be used or processed by HLA or on its behalf for the following purposes:

  • the daily operation of the insurance services provided to the Relevant Persons including but not limited to:
    • processing and evaluating the Relevant Persons’ applications;
    • administering and providing services in relation to the insurance products;
    • investigating and processing claims;
    • invoicing and collecting premiums; and
    • contacting the Relevant Persons for any of the above purposes,
  • carrying out matching procedures;
  • ensuring the Relevant Persons’ on going credit worthiness;
  • researching, designing, launching banking, financial, insurance services or related products for the Relevant Persons’ use and monitoring the provision, operation and use of such services or products;
  • marketing services (including direct marketing), products, publicity materials and other subjects;
  • determining amounts owed to or by the Relevant Persons;
  • the enforcement of the Relevant Persons’ obligations, including without limitation collection of amounts outstanding from the Relevant Persons;
  • complying with the obligations, requirements or arrangements for disclosing and using data that apply to HLA or that it is expected to comply according to:
    • any law binding or applying to it within or outside Malaysia existing currently and in the future;
    • any guidelines or guidance given or issued by any legal, regulatory, governmental, tax, law enforcement or other authorities, or self-regulatory or industry bodies or associations of insurance services providers within or outside Malaysia existing currently and in the future;
    • any present or future contractual or other commitment with local or foreign legal, regulatory, governmental, tax, law enforcement or other authorities, or self- regulatory or industry bodies or associations of insurance services providers that is assumed by or imposed on HLA by reason of its business or other interests or activities in or related to the jurisdiction of the relevant local or foreign legal, regulatory, governmental, tax, law enforcement or other authority, or self- regulatory or industry bodies or associations;
  • complying with any obligations, requirements, policies, procedures, measures or arrangements for sharing data and information within the Hong Leong Group and/or any other use of data and information in accordance with any group-wide programmes for compliance with sanctions or prevention or detection of money laundering, terrorist financing or other unlawful activities;
  • to enable a party to evaluate any actual or proposed assignment, transfer, participation, sub-participation and/or novation of HLA’s rights and/or obligations;
  • to enable the management, development and or administration of HLA’s agency force;
  • provision of reference (status enquiries);
  • to allow HLA, HLA’s related and/or affiliated companies, service providers and business partners to promote their products and services;
  • for audit and risk management;
  • for any transfer or proposed transfer of any part of HLA’s interests, obligations, business and/or operations;
  • for such other purposes as permitted by applicable law or with the Relevant Person’s consent;
  • for evaluation and due diligence purposes;
  • in connection with corporate restructuring or re-organisation including, but not limited to, mergers, acquisitions, divestitures, consolidation, amalgamation, joint ventures, formation of partnerships, voluntary liquidation and takeovers; and
  • for all other purposes incidental and associated with any of the above.

4. Disclosure of personal data

The personal data provided by the Relevant Persons or which will be provided by the Relevant Persons in respect of the facilities/services/products may be disclosed by HLA to the following parties, within or outside Malaysia

  • any financial institution granting or intending to grant any credit/financing facilities to the Relevant Persons, the Central Credit Bureau or any other central credit bureau established by Bank Negara Malaysia, Cagamas Berhad, Dishonoured Cheques Information System, Credit Guarantee Corporation Malaysia Berhad, any other relevant authority as may be authorized by law to obtain such information, authorities/agencies established by Bank Negara Malaysia and/or any other person as may be authorised by law or any governmental authority and/or regulatory authority and/or any industry related association;
  • any insurance company, takaful operators, re-insurance company, re-takaful operators, insurance broking company, takaful broking company and any association or federation of insurance companies, takaful operators, re-insurance companies, re-takaful operators, insurance broking companies, takaful broking companies (whether or not based in Malaysia);
  • any person under a duty of confidentiality to HLA or to companies related to or affiliated to HLA;
  • companies related to or affiliated to HLA (whether such company operates in Malaysia or elsewhere);
  • any of Relevant Person’s security providers or any party intending to provide security in respect of the facilities/services /products applied for or proposed;
  • HLA’s auditors, solicitors and/or other agents, and to doctors, medical specialists, hospitals and clinics in connection with HLA’s facilities/services/products;
  • HLA’s professional advisers, medical advisors, claims investigators, service providers, nominees, agents, contractors or third party service providers who are involved in the provision of facilities/products/ services to or by HLA and its related or associated companies;
  • any person or corporation to whom HLA assigns or proposes to assign, transfers or proposes to transfer, novates or proposes to novate, any part of its interests, obligations, business or operations;
  • any third party financial institutions, insurers, credit card companies, securities and investment service providers;
  • any external service providers (including but not limited to mailing houses, telecommunication companies, telemarketing and direct sales agents, call centres, data processing companies and information technology companies) that HLA engages for the purposes set out in paragraph 3(e) above;
  • any nominee, trustee, co-trustee, centralised securities depository or registrar, custodian, estate agent, solicitor or other person who is involved with the provision of services or products by a member of the Hong Leong Group to that Relevant Person;
  • any credit reference agency or debt collection agencies;
  • any person to whom HLA is required by applicable legal, governmental or regulatory requirements to make disclosure; or to any other person reasonably requiring the same in order for HLA to carry out the activities set out in the above purposes.

5. Accuracy of personal data

To help HLA provide a better service to the Relevant Persons, please ensure that the personal data of such Relevant Persons such as contact details, including the Relevant Persons’ home and office addresses, contact numbers (including mobile numbers), email address and other details registered with HLA are up to date.

6. Right to access and correct personal data

If the Relevant Persons wish to request for access to or correction of the Relevant Persons’ personal data held by HLA, please contact HLA by:

  • accessing HLA’s website at www.hla.com.my; or
  • forwarding the Relevant Persons’ request to HLA’s Data Protection Officer at 03-76501660 (telephone number ) , 03-76501817 (Fax Number) or by way of email to customerservice@hla.hongleong.com.my

Any inquiries or complaints should also be addressed to the Data Protection Officer.

7. Other information

If the Relevant Person does not want HLA to use his/her personal data in direct marketing as described above, please notify HLA in writing. No fee will be charged. HLA may amend this Notice on Personal Data at any time by way of notification at the HLA website or such other appropriate means as determined by HLA.

DASAR PRIVASI

NOTIS DATA PERIBADI HONG LEONG ASSURANCE BERHAD (" HLA ")

Notis mengenai Data Peribadi dikeluarkan selaras dengan keperluan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA") kepada semua individu yang berurusan dengan HLA ("Orang Relevan"), yang data peribadi telah dan/atau mungkin akan dikumpulkan pada masa depan. Istilah "data peribadi" merujuk kepada maklumat yang berkaitan secara langsung atau secara tidak langsung kepada Orang Relevan dari mana mereka boleh dikenal pasti dan termasuklah apa-apa data peribadi sensitif dan ungkapan pendapat tentang mereka.

1. Koleksi data peribadi

Dalam usaha untuk menyediakan atau menawarkan untuk menyediakan kemudahan / perkhidmatan / produk daripada HLA kepada Orang Relevan , adalah perlu untuk Orang Relevan untuk membekalkan HLA dengan data peribadi tentang diri mereka sendiri atau orang yang dinamakan dalam permohonan atau cadangan Orang Relevan untuk kemudahan / perkhidmatan / produk . Data peribadi yang mungkin dikutip dari Orang Relevan termasuk nama Orang Relevan, nombor kad pengenalan / pasport ( jika Orang Relevan bukan warganegara Malaysia ), alamat, alamat e-mel, nombor telefon, maklumat pekerjaan , maklumat kewangan , maklumat peribadi termasuk maklumat perubatan, maklumat mengenai saudara-mara serta-merta Orang Relevan dan maklumat peribadi tentang saudara-mara serta-merta itu dan jika berkenaan, maklumat mengenai pengarah, pemegang saham , penandatangan yang diberi kuasa Orang Relevan atau mana-mana orang lain yang ditentukan oleh HLA berkaitan dengan peruntukan kemudahan / perkhidmatan / produk , termasuk maklumat peribadi mengenai orang-orang tersebut.
Data peribadi tersebut mungkin akan dibekalkan oleh Orang Relevan atau waris Orang Relevan atau boleh didapati oleh HLA daripada sumber-sumber yang boleh didapati secara umum, daripada rekod HLA yang sedia ada, dari mana-mana profesional kesihatan atau pertubuhan atau makmal , daripada apa-apa agensi rujukan kredit atau dari mana-mana sumber lain yang HLA fikirkan sesuai.

2. Akibat tidak menyediakan data peribadi

Jika Orang Relevan tidak memberikan data peribadi yang HLA telah menasihatkan sebagai wajib atau yang perlu diberikan, ini boleh mengakibatkan HLA tidak dapat menyediakan kemudahan / perkhidmatan / produk yang dipohon atau dicadangkan.

3. Tujuan pengumpulan data peribadi

HLA menghormati kerahsiaan data peribadi Orang Relevan dan data peribadi yang diberikan oleh Orang Relevan akan digunakan atau diproses oleh HLA atau bagi pihaknya bagi maksud yang berikut:

  • operasi harian perkhidmatan insurans yang diberikan kepada Orang Relevan termasuk tetapi tidak terhad kepada:
    • pemprosesan dan menilai permohonan Orang Relevan;
    • memberikan dan menyediakan perkhidmatan yang berkaitan dengan produk insurans;
    • menyiasat dan memproses tuntutan;
    • invois dan mengutip premium; dan
    • menghubungi Orang Relevan untuk apa-apa maksud yang tersebut di atas,
  • menjalankan prosedur “matching”;
  • memastikan kepercayaan kredit berterusan Orang Relevan;
  • penyelidikan, mereka bentuk , melancarkan perbankan, kewangan, perkhidmatan insurans atau barangan yang berkaitan untuk kegunaan Orang Relevan dan memantau peruntukan, operasi dan penggunaan perkhidmatan atau produk itu
  • perkhidmatan pemasaran (termasuk pemasaran langsung ), produk , bahan-bahan publisiti dan perkara lain
  • menentukan amaun yang terhutang kepada atau oleh Orang Relevan
  • penguatkuasaan kewajipan Orang Relevan, termasuk tanpa had koleksi jumlah tertunggak daripada Orang Relevan;
  • mematuhi kewajipan , keperluan atau perkiraan bagi mendedahkan dan menggunakan data yang berkenaan dengan HLA atau yang dijangka mematuhi mengikut:
    • mana-mana undang-undang mengikat atau yang berkenaan kepadanya di dalam atau di luar Malaysia yang sedia ada pada masa ini dan pada masa hadapan;
    • apa-apa garis panduan atau panduan yang diberikan atau dikeluarkan oleh mana-mana penguatkuasaan undang-undang, peraturan, kerajaan, cukai atau pihak berkuasa lain atau badan-badan kawal selia sendiri atau industri atau persatuan pembekal perkhidmatan insurans dalam atau di luar Malaysia yang sedia ada pada masa ini dan pada masa akan datang;
    • apa-apa komitmen atau kontrak yang ada pada masa sekarang ini atau pada masa hadapan dengan penguatkuasaan undang-undang, peraturan, kerajaan, cukai atau pihak berkuasa lain atau badan-badan kawal selia sendiri atau industri atau persatuan pembekal perkhidmatan insurans tempatan atau asing yang dikenakan ke atas HLA oleh sebab perniagaannya atau kepentingan lain atau aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan bidang kuasa peraturan , kerajaan, cukai, penguatkuasaan undang-undang atau pihak berkuasa lain , atau badan- badan atau persatuan kawal selia sendiri atau industri yang berkaitan, sama ada tempatan atau asing;
  • mematuhi apa-apa kewajipan , keperluan, dasar, prosedur, langkah-langkah atau perkiraan bagi perkongsian data dan maklumat di dalam Kumpulan Hong Leong dan / atau mana-mana kegunaan lain data dan maklumat mengikut apa-apa program di seluruh kumpulan untuk mematuhi sekatan atau pencegahan atau pengesanan pengubahan wang haram , pembiayaan keganasan atau aktiviti-aktiviti lain menyalahi undang-undang;
  • bagi membolehkan pihak untuk menilai apa-apa penyerahhakan, pemindahan, penyertaan , sub-penyertaan dan / atau novasi hak dan / atau obligasi HLA, sama ada sebenar atau yang dicadangkan;
  • bagi membolehkan pengurusan, pembangunan dan pentadbiran tenaga agensi HLA;
  • peruntukan rujukan (pertanyaan status);
  • untuk membolehkan HLA , syarikat-syarikat berkaitan dan / atau berkaitan HLA , pembekal perkhidmatan dan rakan perniagaan untuk mempromosikan produk dan perkhidmatan mereka;
  • untuk audit dan pengurusan risiko;
  • bagi apa-apa pemindahan atau pemindahan yang dicadangkan tentang mana-mana bahagian kepentingan, kewajipan, perniagaan dan / atau operasi HLA;
  • bagi apa-apa maksud lain sebagaimana yang dibenarkan oleh undang-undang atau dengan keizinan Orang Relevan;
  • untuk tujuan penilaian dan usaha wajar;
  • berkaitan dengan penstrukturan atau penyusunan semula korporat termasuk, tetapi tidak terhad kepada, penggabungan, pemerolehan, penyahlaburan, pengukuhan, penyatuan, usaha sama, pembentukan perkongsian, pembubaran sukarela dan pengambilalihan; dan
  • bagi segala maksud lain yang bersampingan dan berkaitan dengan mana-mana yang tersebut di atas.

4. Pendedahan data peribadi

Data peribadi yang diberikan oleh Orang Relevan atau yang akan disediakan oleh Orang Relevan yang berkenaan dengan kemudahan / perkhidmatan / produk boleh didedahkan oleh HLA kepada parti-parti berikut , di dalam atau di luar Malaysia:

  • mana-mana institusi kewangan yang memberikan atau berhasrat untuk memberikan apa-apa kemudahan kredit / pembiayaan kepada Orang Relevan , Biro Kredit Pusat atau mana-mana biro kredit pusat yang ditubuhkan oleh Bank Negara Malaysia, Cagamas Berhad, Sistem Maklumat Cek Tidak Sah Laku, Credit Guarantee Corporation Malaysia Berhad, mana-mana pihak berkuasa lain yang berkaitan sebagaimana yang dibenarkan oleh undang-undang untuk mendapatkan maklumat tersebut , pihak berkuasa / agensi yang ditubuhkan oleh Bank Negara Malaysia dan / atau mana-mana orang lain yang diberi kuasa oleh undang-undang atau mana-mana pihak berkuasa kerajaan dan / atau pihak berkuasa kawal selia dan / atau mana-mana persatuan industri yang berkaitan;
  • mana-mana syarikat insurans, pengendali takaful , syarikat insurans semula , pengendali takaful semula , syarikat pembrokeran insurans, syarikat pembrokeran takaful dan mana-mana persatuan atau persekutuan syarikat-syarikat insurans , pengendali takaful, syarikat insurans semula , pengendali takaful semula , syarikat-syarikat pembrokeran insurans, syarikat-syarikat pembrokeran takaful ( sama ada atau tidak berpangkalan di Malaysia) ;
  • mana-mana orang di bawah kewajipan kerahsiaan kepada HLA atau kepada syarikat- syarikat yang berkaitan dengan atau yang bergabung dengan HLA;
  • syarikat yang berkaitan dengan atau yang bergabung dengan HLA ( sama ada syarikat tersebut beroperasi di Malaysia atau di tempat lain );
  • mana-mana penyedia jaminan Orang Relevan atau mana-mana pihak yang bercadang untuk menyediakan jaminan berkenaan dengan kemudahan / perkhidmatan / produk dipohon atau dicadangkan itu;
  • juruaudit HLA , peguam cara dan / atau ejen lain, dan doktor, pakar perubatan , hospital dan klinik yang berkaitan dengan kemudahan / perkhidmatan / produk HLA;
  • penasihat profesional, penasihat perubatan, penyiasat tuntutan, pembekal perkhidmatan, nomini, ejen, kontraktor atau pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang terlibat dalam penyediaan kemudahan / produk / perkhidmatan kepada atau oleh HLA dan syarikat-syarikat berkaitan atau bersekutu dengannya ;
  • mana-mana orang atau syarikat yang kepadanya HLA menyerahhakkan atau bercadang untuk menyerahhak, pemindahan atau bercadang untuk memindahkan, novasi atau bercadang untuk novasi, mana-mana bahagian kepentingan , obligasi , perniagaan atau operasi;
  • mana-mana pihak ketiga institusi kewangan, syarikat insurans , syarikat kad kredit, sekuriti dan pembekal perkhidmatan;
  • mana-mana penyedia perkhidmatan luar (termasuk tetapi tidak terhad kepada pusat penghantaran, syarikat-syarikat telekomunikasi , telepemasaran dan ejen jualan langsung, pusat panggilan, syarikat pemprosesan data dan syarikat-syarikat teknologi maklumat) yang HLA menggaji bagi maksud yang dinyatakan dalam perenggan 3 (e ) di atas;
  • mana-mana nomini , pemegang amanah, pemegang amanah bersama, depositori sekuriti pusat atau pendaftar, penjaga, ejen hartanah, peguam atau orang lain yang terlibat dengan penyediaan perkhidmatan atau produk oleh salah satu ahli Kumpulan Hong Leong kepada Orang Relevan;
  • mana-mana agensi rujukan kredit atau agensi kutipan hutang;
  • mana-mana orang yang HLA diwajibkan dibawah undang-undang , kerajaan atau kawal selia yang berkenaan untuk membuat pendedahan kepada; atau kepada mana-mana orang lain yang memerlukan data peribadi untuk menjalankan aktiviti yang dinyatakan dalam tujuan di atas.

5. Ketepatan data peribadi

Untuk membantu HLA menyediakan perkhidmatan yang lebih baik kepada Orang Relevan, sila pastikan bahawa data peribadi Orang Relevan tersebut seperti butiran kenalan, termasuk alamat rumah dan pejabat Orang Relevan, nombor telefon (termasuk nombor telefon bimbit ), alamat e-mel dan lain-lain maklumat berdaftar dengan HLA adalah terkini.

6. Hak untuk akses dan data peribadi yang tepat

Jika orang yang berkaitan ingin meminta akses atau pembetulan data peribadi Orang Relevan yang dipegang oleh HLA , sila hubungi HLA dengan:

  • mengakses laman web HLA di www.hla.com.my atau
  • menghantar permintaan Orang Relevan kepada Pegawai Perlindungan Data HLA di 03-76501660 (nombor telefon), 03-76501817 (nombor fak) atau mengakses laman web HLA di www.hla.com.my atau email pada customerservice@hla.hongleong.com.my.

Sebarang pertanyaan atau aduan juga perlu dialamatkan kepada Pegawai Perlindungan Data.

7. Maklumat lain

Jika Orang Relevan tidak mahu HLA menggunakan data peribadi beliau untuk pemasaran langsung seperti yang dinyatakan di atas, sila memberitahu HLA secara bertulis. Tiada yuran akan dikenakan.

HLA boleh meminda Notis Data Peribadi ini pada bila-bila masa melalui pemberitahuan di laman web HLA atau apa-apa cara yang sesuai yang ditentukan oleh HLA.